Aprueba Consejo de la Judicatura reglamento para depurar expedientes judiciales

Con la finalidad de desocupar espacios en los Juzgados de Veracruz y en el Archivo General del Poder Judicial, el Consejo de la Judicatura aprobó el Reglamento para determinar la vida útil de los expedientes judiciales y administrativos, su digitalización, depuración y destrucción.

Los consejeros señalaron que los expedientes se resguardan debido a que desde el inicio de los asuntos judiciales y hasta una vez concluidos o archivados, aún pueden ser requeridos como prueba en otro asunto, ya sea en forma integral o a través de cualquiera de las constancias que lo conforman; lo anterior con el fin de acreditar algún derecho u obligación vigente, propio o de terceros.

En ese sentido, explicaron que los órganos jurisdicciones y administrativos del Poder Judicial del Estado de Veracruz, durante el transcurso de los años han venido acumulando expedientes que en la actualidad ya no tienen ninguna vida procesal útil y los espacios designados para su custodia, resguardo y conservación, actualmente son insuficientes.



Por ello, el Reglamento aprobado establece que la Dirección de Control y Estadística, durante el mes de enero de cada año, elaborará un calendario a través del cual todos los órganos jurisdiccionales (Tribunal de Conciliación y Arbitraje del Estado, los juzgados de Primera Instancia, de Proceso y Procedimiento Penal Oral, Microregionales, Municipales, e incluso los órganos administrativos), deberán enviar al Archivo General del Estado sus respectivos acervos documentales de manera ordenada, empaquetados, cosidos y foliados.

Para tal efecto, la Secretaría de Acuerdos del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado, emitirá circular que contenga el calendario autorizado, el cual se hará del conocimiento de los juzgados y demás órganos administrativos del Poder Judicial.

El archivo General del Poder Judicial, con la finalidad de contar con un mecanismo de identificación y localización de los expedientes y demás documentos que le sean remitidos para su resguardo, implementará y pondrá en funciones un control o plataforma digital en la que compilará la información relativa.



Una vez concluida la digitalización de los expedientes, el Archivo General del Poder Judicial elaborará una relación de los que sean susceptibles de depuración, la que enviará al Consejo de la Judicatura del Poder Judicial para que mediante sesión de pleno extraordinario, apruebe su destrucción.

El Consejo de la Judicatura fijará un plazo de 30 días naturales para que los interesados soliciten la devolución o copia certificada de las constancias que lo conforman, en la inteligencia de que transcurrido dicho término se ordenará su destrucción física, conservando únicamente el archivo digitalizado, sin responsabilidad para los servidores públicos que en ella intervengan, con base en las atribuciones aquí otorgadas.

Al concluir ese plazo, los órganos jurisdiccionales o administrativos, deberán certificar que no existió algún requerimiento sobre expediente próximo a destruir e informarán y acreditarán ante el Consejo de la Judicatura, haber realizado la difusión de la lista de expedientes próximos a destruir, anexando las constancias que lo corroboren; siendo hasta ese entonces cuando el Consejo se procederá a ordenar su destrucción.



La destrucción de los expedientes deberá hacerse en presencia de la Contraloría del Poder Judicial del Estado, quien levantará el acta circunstanciada de depuración y destrucción, y la remitirá al Consejo de la Judicatura para su debido resguardo.