Sujetos obligados deben clasificar correspondencia y hacer versiones públicas: IVAI

Los ayuntamientos y sujetos obligados deben ordenar la correspondencia que llega, dividirla en personal y en la que se enfoque en funciones de los encargos, e incluso hacer versiones públicas de las que pudieran contener datos personales.

Lo anterior fue determinado por Consejeros del Instituto Veracruzano de Acceso a la Información (IVAI), luego de aprobar la ponencia del consejero presidente José Luis Bueno Bello en la que se presentó un recurso de revisión en que un solicitante pidió copia simple de la correspondencia recibida por la alcaldesa de Teocelo del 1 de enero de 2014 al 26 de marzo y respuestas emitidas a cada destinatario.

Sin embargo el solicitante recibió respuesta negativa con el argumento de que la correspondencia podría contener datos personales, no obstante, no entregar información y no sustentar la respuesta es violatorio de los derechos fundamentales del recurrente, expuso en su ponencia Bueno Bello.

El consejero Fernando Aguilera de Hombre citó que hay un criterio del Poder Judicial Federal en que toda la información que posea, genere o custodie un sujeto obligado es información pública. Siempre y cuando se haya resguardado por funciones del servicio público.

Consideró que puede llegar correspondencia al ayuntamiento que no tienen que ver con funciones de servicio público, felicitaciones reconocimiento, otras; además mucha correspondencia oficial está relacionada con trámites en proceso, relacionadas con cuestiones investigadoras, ó juicios que deberán clasificarse mientras esté el proceso en trámite.

Pero,”la actitud de no dar nada es irresponsable y tienen que tomar el cuidado de analizar la correspondencia y clasificarla. Para que no cueste trabajo hacer la distinción entre un documento y otro”.

Al respecto, la consejera Yolli García, manifestó que lo fundado del agravio es porque carece de fundamentación y motivación cuando el ayuntamiento de Teocelo contesta que la información es reservada y no justifica si hay una clasificación, “en su concepto no tiene por qué dar a conocer la correspondencia”.

“Se deba analizar si la correspondencia que emiten los funcionarios se considera privada. Si llega correspondencia a mi oficina que no tiene que ver con mi encargo la debería separar y clasificar; la que llegue en el encargo se debe clasificar de acuerdo al contenido en función que contengan datos personales, se trate de un trámite, y no solo contestar no la voy a revisar”.

Dijo que se deben hacer versiones públicas de la correspondencia para darla a conocer quien lo solicite y no esperar a que llegue la petición.

Finalmente resaltó la necesidad de capacitación en el tema de los archivos, y en donde el IVAI ya trabaja específicamente en el manejo de archivos para que sujetos obligados aprendan a clasificar.